En av de bästa funktionerna som Smartsheet har att erbjuda är förmodligen att göra projektrapporter. Att låta projektledare arbeta med data från olika ark i en enda vy kan vara en verklig tidsbesparing. Den här processen kan dock verka utmanande för dem som aldrig har gjort rapporter eller precis börjat använda Smartsheet. Om du tillhör någon av de två kategorierna har du kommit till rätt plats.
I den här steg-för-steg-guiden berättar vi allt du behöver veta om att skapa en rapport i Smartsheet. Du kommer att gå iväg och veta vad de olika rapporttyperna är och hur du konfigurerar var och en.
Hur skapar man en rapport i Smartsheet på en PC?
Varje framgångsrik projektledare behöver veta hur man multitaskar effektivt. Att hålla jämna steg med pågående uppgifter, veckoförsäljning eller andra projekt kan vara skrämmande utan snabba rapporter om var och en av dessa aktiviteter. Rapporter är särskilt användbara för att svara på kärnverksamhetens frågor och hantera och hålla reda på ett arbetsflöde.
Du kan redigera, sammanfatta eller sortera all data i en rapport. När du väl har skapat en kan du skicka, dela eller publicera den med dina kollegor eller intressenter.
Du kan skapa två grundläggande rapporttyper i Smartsheet-skrivbordswebbläsarappen: Rad- och arksammanfattningsrapporter.
Radrapporterna samlar omedelbart raddata från olika ark. Tack vare dessa rapporter kan du få en överblick över alla ofullständiga uppgifter, betalningar som inte gick igenom eller annan information staplad i rader.
Arksammanfattningsrapporten visar sammanfattande fältinformation över olika ark. Detta är ett utmärkt verktyg för att få en detaljerad översikt över olika projekt.
Du kan skapa rad- och sammanfattningsrapporter i Report Builder i Smartsheet-skrivbordswebbläsarappen. Denna process omfattar en hel del steg, men de kommer att vara en bit av kakan för dem som följer instruktionerna nedan noggrant:
Radrapport
Steg 1: Skapa radrapporten
- Logga in på ditt Smartsheet webbläsarkonto på skrivbordet.
- Navigera till meny-tecknet i det övre vänstra hörnet av fönstret.
- Klicka på plustecknet för att komma till Lösningscenter.
- Klicka på "Skapa" i sidofältet till vänster.
- Välj "Rapportera" från alternativen som visas.
- Ett meddelandefönster visas där du uppmanas att namnge rapporten och välja rapporttyp.
- Välj "Radrapport" och klicka på "OK".
Du måste nu konfigurera din rapport för att kunna använda den.
Steg 2: Konfigurera radrapporten
Använd flikarna i det övre verktygsfältet för att konfigurera radrapporten. Du kan konfigurera följande: Källblad, Kolumner som ska visas, Filterkriterier, Gruppera, Sammanfatta, Sortera. På fliken Filterkriterier kan du till exempel välja villkor som ska visas i din rapport. Du kan filtrera efter kommentarer, avdelning, beskrivning, tilldelad till och mycket mer.
Steg 3: Sortera radrapportresultat
En viktig del av att skapa en radrapport är att sortera resultaten efter fält:
- Klicka på "Sortera" i verktygsfältsmenyn.
- Välj ett fält som du vill sortera rapporten efter.
- Välj "Sortera fallande" eller "Sortera stigande" för hur du vill sortera resultaten.
Om du vill lägga till fler sorteringskriterier, klicka på alternativet "Sortera efter en annan kolumn". Du kan sortera rapportresultaten efter högst tre fält.
Hur skapar jag en rapport i Smartsheet iPhone-appen?
Smartsheet iPhone-appen låter dig komma åt och redigera information i alla tillgängliga blad och rapporter. Detta kan vara en riktig livräddare när du är ute utan din dator, och du får en improviserad datakonfigurationsuppgift som måste göras direkt.
Smartsheet-mobilappen tillåter dock inte användare att skapa nya rapporter. Som rekommenderas på deras webbplats, använder du bäst appen med tidigare inställda rapporter eller ark. Du bör använda skrivbordsversionen för att skapa en rapport eller bygga automatisering, tillämpa formler och andra administrativa ändringar. Du kan göra ändringar i kolumnerna på din telefon om du är en arkadministratör eller ägare.
Hur skapar jag en rapport i Smartsheet Android-appen?
Att ha tillgång till Smartsheet-rapporter på din Android-enhet kan vara förvånansvärt bekvämt, särskilt när din dator är utom räckhåll. Tyvärr stöder Smartsheet Android-appen fortfarande inte att skapa nya rapporter.
Du kan när som helst komma åt alla rapporter på din arbetsyta med din Android-enhet. Du kan också redigera kolumnerna om du är ägare eller administratör för rapporten. Att skapa nya rapporter, ark eller arbeta med administrativa ändringar görs bäst på Smartsheet-skrivbordsversionen.
Hur skapar man en sammanfattningsrapport i Smartsheet?
Genom att skapa en sammanfattningsrapport kan team samla specifika sammanfattningsfält från olika ark på ett ställe. Genom att göra det kan alla upptäcka viktig information och data i en vy på portföljnivå. Du kan sedan enkelt kombinera data i grupper, sammanfatta information genom att använda funktioner och mycket mer.
Här är vad du bör veta innan du skapar en sammanfattningsrapport i Smartsheet:
- Sammanfattningsfälten i alla blad du planerar att inkludera måste namnges konsekvent. Appen kommer att utesluta information för en specifik sammanfattning om det finns ens de minsta skillnader i mellanrum eller stavning.
- Använd samma fälttyper för alla sammanfattningar som samlar samma data. Du vill att alla kolumner ska ha ett valutaformat om du till exempel aggregerar information om pengar. Detta hjälper till att hålla sig borta från duplicerade rapportkolumner. Om vissa fält bara var siffror och andra var valutor, skulle du sluta med två kolumner - en för varje fälttyp.
Så här skapar du en sammanfattningsrapport i Smartsheet:
- Starta Smartsheet-appen på din stationära webbläsare.
- Gå över till menyraden i det övre högra hörnet. Det är menyn med tre horisontella linjer.
- Välj "Solution Center", som visas som ett plustecken.
- Klicka på knappen "Rapportera".
- Du kommer att se en uppmaning som ber dig att namnge rapporten och välja en rapporttyp.
- Välj alternativet "Sammanfattningsrapport för ark".
- Tryck på "OK".
- (Valfritt, kan göras senare) I avsnittet "Källblad" väljer du de källblad vars sammanfattningsfält du vill inkludera.
- (Valfritt, kan göras senare) Ange vilka kolumner som ska visas under "Fält att visa". Det här är sammanfattningsfält du vill lägga till.
Du kan lägga till sammanfattningsrapporten direkt till din instrumentpanel med rapportwidgeten. Du kan också visualisera rapportdata i diagram eller grafer och göra det lättare för dina kollegor att komma åt informationen.
För att skapa en portföljvy av all inkluderad data måste du definiera vilken information som ska hämtas in i sammanfattningsrapporten. Du kan göra det genom att navigera genom verktygsfältets inställningar:
- Källblad: Ange vilket blad och vilket bladsammanfattning som ska inkluderas i rapporten.
- Kolumner att visa: Välj det sammanfattningsfält som ska inkluderas i rapporten.
- Filterkriterier: Ställ in parametrar för informationen som visas i rapporten.
- Grupp: Organisera rader genom att gruppera liknande data i logiska klassificeringar.
- Sammanfatta: Extrahera kärnrapportinformation.
- Sortera: Välj hur du vill sortera rapportsammanfattningsdata.
För att tillämpa alla dessa ändringar, klicka på "Spara" i det övre högra hörnet av appfönstret. Du kommer då att kunna se all information som uppfyllde kriterierna som valts ovan.
Hur skapar man en statusrapport i Smartsheet?
Statusrapporter hjälper till att sammanfatta projektets övergripande framsteg, och deras huvudsakliga mål är att hålla alla informerade om pågående förändringar och potentiella risker eller vägspärrar. Lyckligtvis har Smartsheet massor av gratis mallar som du kan använda för att skapa en detaljerad statusrapport. Du hittar dem på den här sidan.
Du kan också skapa din egen statusrapport och bara titta på mallarna för inspiration. Här är några av de grundläggande avsnitten du bör inkludera i din statusrapport:
- Projektnamn. Det är här du skriver namnet på projektet. Namnet bör vara tillräckligt tydligt för alla intressenter som kan titta på statusrapporten.
- Projektledare. Namn på den person som ansvarar för projektet.
- Projektperiod. Den tidsperiod som projektet omfattar.
- Slutdatum. Du bör skriva projektets förfallodatum här. Om det inte finns något exakt förfallodatum kan du skriva det beräknade.
- Budget. Vad är status för ditt projekts budget? Det är här du anger om det är i mål eller inte.
- Schema. Det är här du skriver ner status för ditt projektschema. Finns det några vägspärrar, eller är allt på rätt spår än så länge?
- Kvalitet. Här kan du ange om projektet är framgångsrikt eller lutar mot en risk.
- Omfattning. Skriv ner projektets omfattning och om det första var för stort eller litet.
- Risker. Skriv om alla risker ditt projekt ställdes inför. Vad är deras status nu?
- Vägspärrar. Nämn eventuella andra vägspärrar som kan störa ditt projekt.
Dessa avsnitt kommer att vara mer än tillräckligt för att skapa en tydlig rapport som spårar alla stadier av ett projekts framgångar.
Skapa en rapport i Smartsheet
Att skapa rapporter för att spåra projektets framsteg är viktigt för att säkerställa ett detaljerat, kompakt och tidsbesparande arbetsflöde. Genom att kombinera data från flera ark till en portföljvy kan du enkelt dela nyckelinformation med intressenter. Med Smartsheet kan du göra just det. Förhoppningsvis kan du, efter att ha läst vår guide, skapa rapporter i Smartsheet på egen hand.
Vilken rapporttyp tycker du är särskilt användbar för projektledning? Dela dina tankar och erfarenheter i kommentarsfältet nedan.