Google Sheets liknar Microsoft Excel. Även om det inte direkt kan konkurrera med alla funktioner i Microsofts äldre applikation, håller Sheets sig som ett kraftfullt kalkylarksverktyg som kan balansera budgetar, utföra ekvationer och hålla reda på data i realtid.
Många av Excels funktioner replikeras eller speglas i Sheets, vilket gör det enkelt att byta från Microsofts produktivitetssvit till Googles egna erbjudanden. Användare med grundläggande kalkylblad (de utan anpassade makron eller designelement) kan faktiskt bara direkt importera sina Excel-filer till Kalkylark utan problem eller problem.
Ett problem som kalkylarksanvändare har haft är att i processen att importera och sortera data från flera källor (en av de många uppgifter som kalkylblad är bra på), är det inte alls ovanligt att slumpmässiga tomma celler, rader och kolumner dyker upp. inuti dokumentet. Även om detta problem kan hanteras i mindre ark, där du bara kan ta bort raderna manuellt, är det ett stort problem när det dyker upp i större dokument.
Men att ta bort dessa tomma utrymmen är snabbt och enkelt om du kan de rätta stegen. I den här artikeln kommer jag att visa dig hur du tar bort alla tomma rader och kolumner i ditt Google Sheets-dokument med ett autofilter.
Den enkla metoden
Om du försöker ta bort alla tomma rader under ditt innehåll kan du. För att bli av med alla tomma kolumner klicka bara på raden du vill börja med och använd följande tangentbordskommandon:
Äpple – Kommando + Skift + nedåtpil
PC – Kontroll + Skift + nedåtpil
När du har gjort detta kommer du att märka att hela arket är markerat. Högerklicka och välj alternativet för att ta bort alla rader. Din färdiga produkt kommer att se ut så här:
Du kan göra samma sak för alla kolumner till höger om din data också. Använd samma kommandon som ovan, använd högerpilen, markera alla kolumner, högerklicka och ta bort. Detta lämnar ett mycket renare datablad.
Använda Auto-Filter
Ställa in ett autofilter
Enkelt uttryckt; ett autofilter tar värdena inuti dina Excel-kolumner och omvandlar dem till specifika filter baserat på innehållet i varje cell – eller i det här fallet bristen på sådan.
Även om de ursprungligen introducerades i Excel 97, har auto-filter (och filter i allmänhet) blivit en stor del av kalkylprogram, trots en liten minoritet av användare som känner till och använder dem.
Autofiltreringsfunktionen kan användas för ett antal olika sorteringsmetoder. Faktum är att de är tillräckligt kraftfulla för att sortera och trycka alla tomma celler till botten eller toppen av ditt kalkylark.
- Börja med att öppna kalkylarket som innehåller tomma rader och kolumner som du vill ta bort från ditt dokument.
- När dokumentet har öppnats lägger du till en ny rad högst upp i kalkylarket. I den första cellen (A1), skriv vilket namn du vill använda för ditt filter. Detta kommer att vara rubrikcellen för filtret vi håller på att skapa.
- När du har skapat den nya raden hittar du filterikonen på kommandoraden i Google Kalkylark. Det är på bilden nedan; dess allmänna utseende liknar en upp och nervänd triangel med en linje som löper ut längst ner, som ett martiniglas.
Genom att klicka på den här knappen skapas ett filter som som standard markerar några av dina celler i grönt på panelens vänstra sida. Eftersom vi vill att det här filtret ska omfatta hela vårt dokument, klicka på den lilla rullgardinsmenyn bredvid filterikonen. Här ser du flera alternativ för att ändra dina filter. Högst upp i listan väljer du "Skapa ny filtervy."
Din Google Sheets-panel kommer att utökas och ändras till en mörkgrå färg, tillsammans med en ingångspunkt där du kan infoga parametrarna för ditt filter. Det är inte avgörande att du inkluderar varje enskild kolumn, men se till att du har inkluderat varje rad och kolumn i ditt dokument som innehåller tomma utrymmen. För att vara säker kan du bara låta filtret täcka hela dokumentet. För att mata in detta i ditt dokument, skriv något som A1:G45, där A1 är startcellen och G45 är slutcellen. Varje cell däremellan kommer att väljas i ditt nya filter.
Använda autofiltret för att flytta tomma celler
Den här nästa biten kan verka lite udda eftersom den kommer att flytta och omorganisera din data på ett sätt som i bästa fall verkar kontraintuitivt och i värsta fall destruktivt.
När ditt filter har valts klickar du på den gröna ikonen med tre linjer i A1-kolumnen i ditt kalkylark där du angav en titel tidigare. Välj "Sortera A-Z" från den här menyn. Du kommer att se dina data flyttas till alfabetisk ordning, som börjar med siffror och följs av bokstäver.
De tomma utrymmena kommer under tiden att skjutas till botten av ditt kalkylark. Fortsätt att använda ditt kalkylark kolumn för kolumn tills dina tomma celler har flyttats till botten av skärmen och du har ett fast datablock som visas överst i Google Sheets. Detta kommer sannolikt att göra din data till en förvirrande, oläslig röra - oroa dig inte, allt kommer att lösa sig i slutändan.
Ta bort dina tomma celler
När dina tomma celler har flyttats till botten av ditt kalkylark är det lika enkelt att ta bort dem som att ta bort någon annan cell. Använd musen för att markera och markera de tomma cellerna på kalkylbladet som har flyttats till botten av dokumentet.
Beroende på antalet tomma celler och arbetsområdet i ditt kalkylark, kanske du vill zooma ut från skärmen lite för att se mer av det omgivande området (de flesta webbläsare, inklusive Chrome, låter dig zooma genom att använda Ctrl/Cmd och knapparna + och –; du kan också hålla ned Ctrl/Cmd och använda rullningshjulet på din mus eller pekplatta).
Klicka och håll för att markera de omgivande tomma cellerna och dra musen över varje cell. Eller följ stegen ovan för att snabbt ta bort alla celler nedanför och till höger om din data.
När du har markerat högerklickar du bara för att ta bort de tomma cellerna.
Omorganisera ditt kalkylblad
Nu när du har tagit bort de stötande tomma cellerna kan du omorganisera ditt kalkylark till normal ordning. Medan du klickar på samma treradiga menyknapp från tidigare inuti filtret kommer du bara att tillåta dig att organisera i alfabetisk eller omvänd alfabetisk ordning. Det finns ett annat sorteringsalternativ: att stänga av ditt autofilter.
För att göra detta klickar du på triangelmenyknappen bredvid autofiltreringsikonen i Kalkylark. Inuti den här menyn ser du ett alternativ för ditt filter (kallat "Filter 1" eller vilket nummerfilter du har gjort), samt ett alternativ för "Inget". För att stänga av filtret du använde tidigare, välj helt enkelt "Inget" från den här menyn.
Ditt kalkylark kommer att återgå till det normala som magi, men utan de tomma cellerna tog du bort tidigare.
Med cellerna raderade kan du återuppta omorganiseringen och lägga till data tillbaka i ditt kalkylark. Om, av någon anledning, den här metoden gör att dina data inte fungerar, är det lika enkelt att vända det som att dyka in i dina dokuments historik och återgå till en tidigare kopia.
Du kan också använda kopierings- och klistrafunktionen för att enkelt flytta runt dina data, utan att behöva hantera hundratals tomma celler som blockerar din väg. Detta är inte en perfekt lösning men det fungerar för att skjuta dina data över massan av tomma celler i ditt dokument. Och i slutet av dagen är det mycket enklare än att massradera rader en efter en.