Att ta bort filer i Google Docs borde inte vara jobbigt. Vi finner oss ofta överbelastade med filer, foton, musik och många års data som vi inte längre behöver. Om dina Google Dokument börjar bli lite fulla, vilket gör det svårt att hitta dokument, finns det sätt att organisera och ta bort det oönskade innehållet.
Ibland kan du stirra på en fullständig lista över filer som du antingen inte vill ha, inte behöver eller helt enkelt inte har tillräckligt med utrymme för.
Personligen är det inte ovanligt att min lista över Google Dokument visar horder av namnlösa filer, dubbletter och delade dokument som inte längre bearbetas. Google gör det så oerhört enkelt att spara och dela filer att efter ett tag kommer alla dessa dokument att störa din Google Drive, göra dig oorganiserad, öka din produktivitet och öka din stressnivå.
Så hur går du tillväga för att ta bort alla dessa oönskade filer? Finns det filer värda att behålla och av de du har valt att ta bort, är de verkligen borta?
Du kommer att upptäcka att Google Drive kommer att vara användbart för dig i den här processen, så det skulle gynna dig att lära dig använda Google Drive på ett bra sätt.
Hur man tar bort filer från Google Dokument
Titeln kan säga "flera" men jag kommer att täcka metoden som används för att ta bort enskilda filer också. Så här tar du bort en enskild fil från din uppsvällda Google Dokument-lista:
- När du är i Google Dokument väljer du filen du vill ta bort och vänsterklickar på menyikonen (indikerad med tre vertikala punkter) för den filen.
- Välj bland alternativen i popup-fönstret Avlägsna för att få den borttagen från din lista.
- En dialogruta visas längst ned på skärmen som indikerar att filen har flyttats till papperskorgen. På höger sida av dialogrutan finns ÅNGRA alternativ. Klick ÅNGRA om du av misstag raderar en fil.
Hur man tar bort flera dokument
Google Dokument var inte menat för att organisera dina dokument, du kan inte ta bort flera filer samtidigt. Istället måste du gå över till Google Drive. Lyckligtvis kan du ta bort flera Google-dokument från Google Drive.
Dra upp listan över stängda filer.
Vänsterklicka på en fil du vill ta bort. Om detta är den enda filen du vill ta bort kan du klicka på Soptunna ikonen längst upp till vänster eller högerklicka på filen och välj Avlägsna från menyn.
För att radera flera filer, efter att ha vänsterklickat på den första filen, håll nere CTRL och vänsterklicka på var och en av de återstående filerna du vill ta bort.
Fortsätt att göra detta tills alla filer har valts. Om filerna du vill radera ligger efter varandra kan du hålla nere Flytta efter att ha valt den första filen och klicka sedan på den sista filen i kedjan du vill ta bort.
När alla filer har valts högerklickar du på en av dem och väljer Avlägsna från menyn eller klicka på Soptunna ikonen längst upp till höger i fönstret.
Alla filer som valdes kommer nu att flyttas till Skräp .
Arkivera/gömma äldre delade Google-dokument och mallgalleriet
Om du letar efter en snabb rensning i dina Google Dokument finns det ett enkelt sätt att dölja de dokument som har delats med dig. Ofta upptäcker vi att vår Google Drive har blivit så belamrad med delade filer att det kan vara skrämmande att ta bort dem alla.
Det finns ett ett-klicksalternativ för att rensa upp utseendet på dina Google Dokument samtidigt som de lagras för framtida referens.
Gör så här för att dölja de dokument du inte äger:
Klicka för att öppna den och välj "Inte ägd av mig". Dina Google Dokument kommer nu bara att visa de dokument som har delats med dig.
Du kan också använda den här funktionen för att filtrera bort alla filer som inte ägs av dig, vilket gör det enklare att ta bort de dokument du inte längre behöver.
Dessutom, om det gör det visuellt mer tilltalande för dig att tappa malllistan, kan du göra det genom att öppna menyn (indikerad med tre vertikala prickar) till höger om orden "MALLGALLERI" och välja Dölj mallar .
Ta bort din revisionshistorik
En funktion hos Google Drive är att revisioner av dina dokument sparas automatiskt utan att du behöver göra något. För att se revisionslistan kan du trycka på CTRL+ALT+SHIFT+H på samma gång. Även om den här funktionen är otroligt användbar om du någonsin planerar att återgå till en tidigare version av ett dokument eller bara vill granska de ändringar som gjorts, kanske du inte vill att andra nyfikna ögon ska se det.
Som standard kommer all revisionshistorik att raderas automatiskt efter 30 dagar. Detta kan dock vara för lång väntan för vissa. Det enda alternativet som finns kvar är att tvinga Google Drive att helt ta bort versionshistoriken omedelbart och för att göra det krävs att du gör en kopia av det dokumentet.
Det du behöver göra är:
- Logga in på Google Drive och högerklicka på dokumentet med versionshistoriken som du vill radera.
- Välja 'Göra en kopia' från popup-menyn.
- När en kopia har gjorts, välj att Avlägsna det nyligen kopierade (inte kopian) dokumentet eller välj dokumentet och klicka på papperskorgen längst upp till höger. Detta kommer inte bara att ta bort dokumentet utan även dess revisionshistorik.
- Högerklicka sedan på kopian av dokumentet du just tog bort och välj Döp om från popup-menyn. Byt namn på dokumentet till dess ursprungliga titel eller ge det en ny och klicka sedan OK .
- För att verifiera, öppna dokumentet och klicka på "Arkiv". Välj "Se versionshistorik" från menyn och se att det inte finns någon mer versionshistorik för dokumentet.
Töm papperskorgen (permanent radering)
Hittills har du bara tagit bort filer och dokument från visningen. För att permanent radera en fil eller filer måste du göra lite skräpdykning. När en fil har raderats permanent kommer alla som du har delat filen med att förlora åtkomst till den.
Res tillbaka till Google Drive och tryck på "Papperskorgen" från menyikonen. Högerklicka på filen du vill ta bort och tryck på "Radera för alltid". Notera alternativet "Återställ" också här. Om du någon gång tar bort ett objekt av misstag kan du återställa det från papperskorgen i Google Drive.
Överför filägande
Om du har en delad fil (som du är ägare till) som är viktig för dem som den har delats med, kan du överföra äganderätten till dem i några enkla steg.
Alla andra som du har delat en mapp eller fil med kan göra anspråk på äganderätten om du är villig att avstå från den. Så här överlåter du ensam äganderätten till en fil till en delad part:
- Gå till Google Drive och välj mappen för ägandeöverföring. Om du vill välja flera mappar, håll nere CTRL medan du väljer var och en eller håll nere Flytta om filerna är i linje med varandra.
- Klicka på Dela med sig ikon längst upp till höger (indikeras av en persons siluett med ett '+')
- Fönstret "Dela med personer och grupper" öppnas. Välj namnet på den person du vill ge äganderätten.
- Till höger om den framtida ägarens namn, klicka på ikonen med nedåtpilen och ändra den till "Gör ägare".
- En popup-ruta kommer att visas för att bekräfta ändringarna, välj "Ja" för att bekräfta.
- Klick Gjort för att överföringen ska träda i kraft.
Du kan fortfarande redigera mappen även efter att du har överfört äganderätten. Den nya ägaren kan bestämma om tillträdet ska återkallas eller inte. Du kan nu ta bort mappen från din Google Drive-lista samtidigt som du lämnar den på ett säkert sätt hos den nya ägaren.
Filförstörare (alla filer raderade)
Så här raderar du alla filer för gott:
- När du är i Google Drive, välj menyn till vänster Skräp .
- Kontrollera att alla filer i listan är de du vill ta bort helt.
- Klicka på den övre delen av fillistan Töm papperskorgen för att permanent ta bort alla objekt i listan.
