Bild 1 av 9
När det kommer till att slänga ut vardagliga dokument, finns det sällan mycket behov av att våga sig bortom Words Hem-flik. Men undangömt i gränssnittet finns det en mängd ytterligare verktyg som väntar på att bli upptäckt. Dessa funktioner är inte riktigt "hemliga", men många användare hittar dem aldrig - och de kan spara mycket tid och ansträngning.
Nedan beskriver vi våra topp 20 lätt förbisedda funktioner i Word. Många av dem har varit i Word i ett decennium eller mer och kan hittas i menyerna i Word XP och Word 2003, men vi kommer att fokusera på bandgränssnittet från Word 2007 och senare, som trots allt uppfanns för att hjälpa användare hittar programvarans mer esoteriska egenskaper.
1. Välj Liknande formatering
I en idealisk värld skulle varje element i ditt dokument ha en stil tilldelad. Men om du har förlitat dig på lokal formatering är det fortfarande lätt att göra globala förändringar. Redigeringssektionen, längst till höger på fliken Hem, innehåller det praktiska alternativet "Välj all text med liknande formatering". Detta låter dig enkelt markera alla dina ad hoc-rubriker, bildtexter och så vidare på en gång och justera deras utseende i ett enda svep – eller tillämpa en stil för enklare hantering i framtiden.
2. Urklippspanel
Urklippspanelen erbjuder ett bekvämt sätt att behålla mer än ett element på ditt urklipp samtidigt. Klicka på den lilla pop-out-ikonen i Urklippssektionen på fliken Hem för att öppna den. Upp till 24 senaste klipp- och kopieringsoperationer kommer ihåg, och du kan klicka på någon av dem för att klistra in den vid insättningspunkten. Rullgardinsmenyn Alternativ längst ner låter dig styra när panelen Urklipp visas; ett alternativ är att få det att visas när du trycker på Ctrl+C två gånger.
3. Översätt
Words recension | Översättningsfunktionen skickar texten i ditt dokument till Microsoft Translator-webbsidan och visar en översättning i ett webbläsarfönster. I Word 2010 och 2013 kan du även aktivera Granska | Översätt | Mini Translator, som visar ett spökformat verktygstips när du håller muspekaren över en markerad textavsnitt; flytta pekaren till den för att se en popup-översättning på ditt valda språk. Det finns dussintals språk att välja mellan: bläddra bland dem genom att välja Välj översättningsspråk från rullgardinsmenyn Översätt.
4. Kerning
Professionell programvara för desktop publishing stöder kerning – den selektiva justeringen av avståndet mellan tecken för att göra texten mer estetiskt tilltalande. Word gör inte detta som standard, men det kan aktiveras genom att klicka på pop-out-ikonen i teckensnittssektionen på fliken Hem och markera rutan märkt "Kerning för teckensnitt"; ange en minsta poängstorlek i rutan till höger. Om du använder kerning på små typsnitt kan bokstäverna dock verka samspelta, vilket minskar läsbarheten.
För enklare åtkomst använd kortkommandot CTRL+D eller CMD+D på en Mac. Den här genvägen tar dig direkt till teckensnittsskärmen oavsett vilken version du använder. De som kör Word 2007 eller tidigare måste markera alternativet Teckenavstånd. Om du kör en senare version, välj fliken "Avancerat" högst upp i popup-fönstret som visas ovan.
5. Infoga diagram
Om du vill inkludera ett Excel-diagram i ditt dokument behöver du inte lämna Word. Välj Infoga | Diagram i Word öppnar en miniatyr Excel-vy, där du kan redigera eller importera dina data. Stäng bara Excel-fönstret när du är klar - det kommer att presenteras i diagramform i Word. Överst i Word-fönstret ger flikarna Diagramverktyg dig full kontroll över utformningen och utseendet på ditt diagram, så du behöver inte starta Excel manuellt.
6. SmartArt
SmartArt hjälper dig att illustrera processer och relationer genom nästan 200 fördesignade layouter för pyramidorganisationer, cykler, hierarkier, matriser och mer. För att använda det i Word, klicka bara på Infoga | SmartArt och välj en mall. Skriv sedan dina etiketter i den flytande panelen som visas och dra i handtagen för att ändra storlek på SmartArt. Om du vill att den ska flyta över ditt dokument kan du enkelt uppnå detta genom att skapa en textruta (via Infoga | Textruta) och sätta in din SmartArt i den.
7. Infoga skärmdump
Om du skriver en handledning – eller om du helt enkelt vill ha ett enkelt sätt att inkludera en bild från ett annat program i ditt dokument – kan du ta en del av Windows-skrivbordet genom att välja Infoga | Skärmdump; rullgardinsmenyn låter dig importera alla öppna fönster direkt som en bild. Alternativt kan du välja alternativet Skärmklippning för att dra en rektangel med musen och fånga ett anpassat område på skärmen.
8. Sätt i snabbdelar
Företag behöver ofta skapa brev och dokument som innehåller standardelement eller stycken, till exempel en adress. Words AutoText-funktion kan hjälpa. Välj ett textstycke och välj sedan Infoga | Snabbdelar | AutoText | Spara markering till AutoText Gallery. Du kan nu infoga den texten i vilket dokument som helst genom att välja den från Infoga | Snabbdelar | AutoText-menyn. Du kan också ställa in Quick Parts för element som ditt företagsnamn och e-postadress, och i Building Blocks Organizer kan du också ställa in snabbåtkomstmallar och objekt.
Tänk på att det här alternativet inte är tillgängligt för Mac-användare i skrivande stund.
9. Avstavning
Om du låter det udda ordet spridas över två rader kan det förbättra utseendet på ditt dokument. Det kan hålla din högra marginal från att bli för trasig eller, i helt motiverad text, kan det förhindra att stora "öar" med vitt utrymme visas mellan varje ord. Word kan automatiskt avstava ord efter behov, men funktionen är avstängd som standard: för att aktivera den, gå till fliken Sidlayout och välj Avstavning | Automatisk.
10. Radnummer
Om du hänvisar till kod, juridiska dokument eller till och med poesi, kanske du vill numrera dina rader för enkel referens. Words numrerade listverktyg tillämpar indragsinställningar som kanske inte är vad du vill: välj Sidlayout | Radnummer istället och Word kommer att tillämpa snygg numrering i dokumentmarginalen. Som standard tillämpas radnumrering på hela dokumentet, men du kan få det att hoppa över markerad text genom att välja Radnummer | "Undertryck för aktuellt stycke".
11. Digitala signaturer
Det är inte alltid självklart om ett digitalt dokument är ett autentiskt original. För att signera ett dokument med en personlig krypteringsnyckel, gå till fliken Arkiv (eller klotet i Word 2007), välj Skydda dokument och välj "Lägg till en digital signatur"; du kommer att bli ombedd att spara dokumentet innan din signatur läggs till. Signaturen blir automatiskt ogiltig om dokumentet ändras, så dess närvaro är en garanti för äkthet. Om du vill bjuda in någon annan att signera ett dokument, gå till fliken Infoga och, i textavsnittet, välj Signaturrad.
12. Vattenstämpel
När du cirkulerar ett utkast till ett dokument eller delar något privat med en arbetskollega, är det användbart att kunna vattenstämpla sidan så att du med en överblick kan se vilken typ av dokument det är. I rullgardinsmenyn Vattenstämpel, under fliken Sidlayout, kan du lägga till en stor grå vattenstämpel som säger "UTKAST", "KONFIDENTIAL" eller "BRUK" med två klick. Välj Anpassad vattenstämpel för att placera din egen text eller en bild.
Mac-användare måste använda fliken "Infoga" högst upp på datorskärmen för att komma åt alternativet Vattenstämpel.
13. Citat
För akademiska arbeten kan Word också hjälpa dig att hantera dina citat. På fliken Referenser hittar du en knapp för att hantera källor; här kan du ange detaljerna för varje verk du refererar till och sedan infoga referenser till dem genom att klicka på rullgardinsmenyn Infoga citat. Du kan välja ett citeringsformat från 14 erkända stilar, inklusive APA- och MLA-standarder, och i slutet kan du skapa en bibliografi med ett klick.
14. Makron
Offices skriptgränssnitt är minst sagt sofistikerat, men om du vill automatisera en enkel, repetitiv uppgift behöver du inte skriva en kodrad. På fliken Visa klickar du på rullgardinsmenyn Makron och väljer Spela in makro. I dialogrutan som öppnas väljer du en knapp eller ett kortkommando (kom ihåg att klicka på Tilldela för att bekräfta ditt val); utför sedan uppgiften du vill automatisera. När du är klar, gå tillbaka till rullgardinsmenyn och välj Stoppa inspelning. Om du nu trycker på din valda knapp eller tangentkombination när som helst kommer de operationer du spelade in att upprepas.
15. Konturvy
Om du använder Word för ett stort projekt, till exempel en högskoleuppsats eller en roman, kan det vara bra att dela upp dokumentet i avsnitt och underavsnitt. Gå till Visa | Disposition för att komma åt en hierarkisk display som låter dig markera rubriker och komprimera brödtexten under dem; detta ger dig en tydlig översikt över ditt dokument, som enkelt kan omorganiseras genom att flytta runt avsnitt. Du kan också samla flera dokument i ett huvudprojekt: klicka på Visa dokument i avsnittet Huvuddokument på fliken Disposition för att importera eller skapa underdokument.
16. Sidfärg
Om du vill att ditt dokument ska sticka ut kan du använda Sidlayout | Rullgardinsmenyn Sidfärg för att applicera en bakgrundstvätt; välj Fyllningseffekter så kan du lägga till mönster och texturer. Fyllningar och mönster tillämpas automatiskt på alla sidor i ditt dokument. Även om du kan se dem på skärmen skrivs de inte ut, så de kommer inte att störa läsbarheten för dina papperskopior.
Vissa användare kan hitta alternativet Sidfärger under fliken "Design" beroende på vilken version av Microsoft Word och vilket system du använder.
17. Infoga index
En tredje användbar funktion för längre arbeten är möjligheten att automatiskt generera ett index. För att använda den här funktionen måste du först markera dina referenser i texten genom att välja det relevanta ordet eller den relevanta frasen och sedan klicka på Referenser | Infoga index. När du har markerat alla dina sökord klickar du på Infoga index för att skapa ett index. Detta kommer att innehålla referenser till de instanser du har markerat och självuppdaterande länkar till sidnumren där de visas.
18. Kombinera och jämför dokument
Word kan automatiskt jämföra eller kombinera två dokument: du hittar verktyget under Granska | Jämföra. Om du föredrar att göra jobbet själv, klicka på Visa | Visa sida vid sida; detta kommer automatiskt att placera dina dokument bredvid varandra med identiska zoomfaktorer, så att du enkelt kan titta fram och tillbaka mellan dem. Om du klickar på knappen Synkron rullning rullar de till och med upp och ner i låssteg när du flyttar runt markören eller drar rullningslisten.
19. Dokumentinspektör
Pressansvariga och tjänstemän har hamnat i hett vatten tidigare för att distribuera dokument med känslig information inbäddad i deras metadata, eller som kan återställas via Words Track Changes-alternativ. Gör inte samma misstag: i avsnittet Info under fliken Arkiv (eller Orb i Office 2007) hittar du ett urval av alternativ under rullgardinsmenyn "Förbered för delning" som låter dig söka efter dold information (och bekräfta kompatibilitet med andra versioner av Word).
20. Anpassa bandet
Bandgränssnittet utformades för att vara mer stabilt än det mycket anpassningsbara Office 2003-gränssnittet. Men om du väljer Arkiv | Alternativ | Anpassa Ribbon, du kan lägga till nya funktioner till det och ta bort de du inte vill se. Du kan lägga till funktioner som normalt inte är exponerade alls - det finns ett användbart urval av "Kommandon inte i menyfliksområdet" - och till och med skapa dina egna flikar. Om det är för komplicerat kan du anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst som visas högst upp på skärmen genom att använda den lilla rullgardinspilen i dess högra ände.
